Organisation

Organisation

Notre organisation interne est guidée par notre mission et nos principes.
Elle repose sur des procédures, des bonnes pratiques, ainsi que de courts rapports d’analyse et d’incident.

Principes de fonctionnement

  • Un membre devient officiellement membre après avoir complété le processus d’intégration.

  • Chaque membre est libre de contribuer aux projets qui l’intéressent.

  • Les projets étant principalement basés sur du code, ils peuvent être repris facilement par d’autres membres à tout moment.

  • L’implication est flexible : chacun contribue selon son intérêt, son temps et ses objectifs d’apprentissage.

  • Le club valorise l’autonomie, la collaboration et le partage plutôt qu’une hiérarchie stricte.

  • Les décisions émergent des discussions entre membres, dans un esprit de consensus et de responsabilité collective.

CEDILLE fonctionne comme un collectif : les rôles existent pour faciliter l’organisation, et non pour concentrer le pouvoir. Ils servent de ressources, de points de repère et de facilitateurs pour le reste du club.

Implication des membres

L’implication des membres est volontaire.
La participation aux réunions, qu’elles soient en présentiel ou en ligne, n’est pas obligatoire, mais elle est fortement recommandée pour favoriser l’apprentissage personnel, la collaboration et le plaisir à contribuer au club.
Chacun peut ajuster son niveau d’engagement selon ses disponibilités, ses intérêts et ses objectifs personnels.

Responsabilités communes à tous les membres

  • Documentation

  • Transmission des connaissances

  • Planification

  • Support aux autres membres

  • Qualité des livrables

Ces responsabilités sont partagées et assumées librement, selon le niveau d’implication de chacun.

Structure interne

Le club s’organise autour de rôles définis, avec des mandats d’un an, principalement pour assurer la continuité et la coordination. → Processus d'élection

Cette nouvelle structure, mise en place à l’été 2026, a pour but de mieux détailler les besoins du club, de faciliter la répartition des tâches et d’assurer son bon fonctionnement. Avant sa mise en place, les capitaines étaient surchargés et ne pouvaient pas accomplir tout ce dont le club avait besoin à seulement une ou deux personnes.

Pour ce qui est des décisions importantes pour le club chaque membre de l’exécutif a un vote et la majorité l’emporte. Au moins 50% des personnes ayant un poste doivent être présent lors d’un vote. Personne et non rôle. Si une personne ayant un rôle ne se présente pas au rencontres hebdomadaire 3 fois de suite et ne donne pas de signe de vie celle-ci peut perdre son poste.


Proposition

Un·e responsable peut avoir un·e adjoint·e si et seulement si le poste de responsable est déjà comblé. Le but est d'assurer une passation, d'offrir de l'aide dans la gestion des tâches et d'avoir un·e remplaçant·e aux rencontres.

Lors d'une rencontre hebdomadaire où le/la responsable doit présenter les tickets et les projets en cours, si celleux-ci ne peuvent être présent·e·s, l'adjoint·e assume alors leurs responsabilités et dispose de leur droit de vote en cas de vote.



L’Exécutif [2025-2026]

Coordination (Rôles selon la régie des clubs)

Capitaine & Co-capitaine [Alexandre Baudouin Vegas & Julien Giguère]

  • Coordination générale et suivi de l’avancement des projets → Gestion de projets

  • Maintien de la vision et de la cohérence avec la mission du club (Mettre à jour les sections du présent document de vision et de s’assurer de son application)

  • Facilitation des discussions et de la prise de décision.

  • Répartition des tâches selon les intérêts et disponibilités des membres.

Trésorier [Andrei Anton]

  • Gestion financière du club

  • Suivi des budgets et des dépenses

  • Accès aux systèmes financiers (ex. : SAFIRH) pour consulter l’état des comptes

  • Approbation ou refus des dépenses selon le budget, dans une optique de pérennité du club

  • Travailler avec le responsable cloud et responsable infrastructure pour la gestion des coûts

Responsables

Tous les responsables doivent s’assurer que les points suivants sont respectés dans leur domaine :

  • Mise en place de standards de qualité et bonnes pratiques

  • Rencontre avec nos « clients » ou partenaires selon les demandes (Infra → VM, Service → nouveau service, Partenariats → partenaire…) →Rencontre - Demande Service

  • Accompagnement des projets internes, contributions des membres et délégation des tâches → Gestion de projets

  • Documentation et mise à jour de leurs activités, procédures, analyses et incidents le cas échéant.

Une personne peut occuper plus d’un poste de responsable, et un poste peut également rester vacant. Les procédures associées à chaque rôle sont documentées sur notre wiki, ce qui permet à tous les membres d’assumer les tâches liées à un poste vacant.

Les responsables servent principalement à structurer les efforts et à accompagner les membres, et non à imposer des décisions ou à effectuer tout le travail

Responsables techniques

Responsable Infrastructure [Louis Raymond]

Domaine: Infrastructure physique et réseau (tout ce qui est en dessous de Kubernetes), incluant la gestion spécifique des machines.

  • Gestion et maintenance des serveurs et réseaux de l’infrastructure commune → WIPGestion Infrastructure

  • Support technique pour les autres projets et membres

  • Gestion de la capacité (capacity planning) et évolution de l’infrastructure

  • …

Responsable Déploiement [Andrei Anton]

Domaine: Automatisation des déploiements et gestion des environnements (staging et production)

Responsable Services [Yann Mijatovic]

Domaine: Supervision et sécurité des services hébergés (Nextcloud, Vaultwarden, Authentik, etc.)

Responsable Développement [Vacant]

Domaine: Développement applicatif

  • Revue de code et tests → Bonnes pratiques

  • Développement web et applicatif, incluant les outils d’automatisation développés par le club (backends, bots Discord…)

Responsable Cloud [Emilien Busson]

Domaine: Gestion et optimisation des ressources cloud

  • Gestion des coûts et optimisation (FinOps) → Gestion du cloud

  • Mise en place de bonnes pratiques d’utilisation du cloud (naming, tagging, quotas) → Bonnes pratiques

  • Gestion des IAM et des accès (principe du moindre privilège) →

  • Standardisation des projets et environnements cloud →

  • Support aux autres responsables pour l’utilisation des services cloud

Responsable SRE [Julien Giguère]

Domaine: Gestion du monitoring et de la fiabilité

  • Mise en place et maintenance des outils de monitoring et d’observabilité (logs, métriques, alertes) →

  • Suivi de la disponibilité et de la performance des services

  • Définition et suivi des SLO / SLA internes

  • Mise en place d’alertes pertinentes et réduction du bruit (alert fatigue)

  • Analyse des incidents et participation aux postmortems → Incidents

  • Amélioration continue de la fiabilité et de la résilience des systèmes

  • Collaboration avec les responsables Infrastructure, Déploiement et Services pour prévenir les incidents

  • Promotion des bonnes pratiques SRE (automatisation, culture blameless …) → Bonnes pratiques

Responsables opérationnels

Responsable Recrutement & Onboarding [Vacant]

Domaine: Accueil, intégration et suivi des nouveaux membres

  • Accueil et intégration des nouveaux membres → Onboarding

  • Suivi des progrès et support à l’apprentissage → Onboarding

  • Maintien des guides et ressources à jour et complets → Guides & Ressources

  • Coordination avec le Responsable Visibilité pour le recrutement

Responsable Événements [Vacant]

Domaine: Organisation des événements et activités du club

Responsable Partenariats [Alexandre Baudouin Vegas]

Domaine: Relations avec partenaires et sponsors

  • Gestion des relations avec partenaires externes et sponsors →

  • Négociation et suivi des collaborations et contributions Suivi des contrats, promesses et engagements

  • S’assurer que le plan de partenariat est mis à jour →

  • Coordination avec Responsable Événements pour les conférences partenaires

  • S’assurer d’une recherche active de partenaires →

Responsable Communications [Vacant]

Domaine: Communication interne et externe, diffusion d’information

  • Communiquer avec les responsables techniques pour écrire et mettre à jour la documentation externe des services.

  • Mise à jour du site web, GitHub, Linktree et page du club sur le site de l’école

  • Coordination avec les responsables opérationnels pour diffuser annonces et informations officielles

  • Participation aux comités des usagers et interactions avec la régie des clubs →

  • Rédaction et publication de newsletters ou flux RSS →

  • Écrire des articles dans le journal étudiant →

Responsable Branding [Vacant]

Domaine: Promotion, image du club & gestion des produits promotionnels

  • Gestion des réseaux sociaux (Instagram, LinkedIn, Facebook…) →

  • Création des affiches annuelles pour promotion et recrutement →

  • Assurer la représentation du club lors des événements

  • Maintien de la cohérence graphique (logo, couleurs, typographie…) →

  • Collaboration avec Responsable Communications pour cohérence du contenu et promotion

  • Conception, commande et distribution des produits promotionnels (chandails, hoodies, stickers…)

  • Mise à jour annuelle si changement de logos ou de partenaires

  • Suivi des stocks et logistique de distribution